Kompetenzzentrum für Digitale Transformation im öffentlichen Sektor

Um Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) im Kontext der Verwaltung zu erforschen, arbeiten Mike Weise, Tim Krauter und Anna Miesner des Landratsamtes Hohenlohekreis eng mit Fr. Prof. Dr. Schenk der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen (HVF), sowie Andreas Bucher des Institutes für Informatik der Universität Zürich (UZH) zusammen.

Im Rahmen des Projekts wurden unter Einbeziehung von Studierenden des Vertiefungsbereichs Personal-, Organisations- und Informationsmanagement sieben zentrale Geschäftsprozesse untersucht.

Folgende Hauptprozesse wurden für die notwendige Geschäftsprozessanalyse ausgewählt:

• Aufenthalt zum Zweck der Ausbildung
• Aufenthalt zum Zweck der Erwerbstätigkeit
• Aufenthalt aus familiären Gründen
• Beendigung des Aufenthaltes
• Aufenthalt auf Dauer

Ziel der Analyse war es, die Abläufe medienbruchfrei, also ausgehend vom Kunden bis zurück zum Kunden, zukunftsorientiert zu optimieren. Dabei wurden Optimierungsmöglichkeiten sowohl für den kurz-, mittel- als auch langfristigen Bereich identifiziert.

Die mittel- und langfristigen Perspektiven konzentrieren sich auf die Digitalisierung und den Einsatz von KI. Konkrete Ansatzpunkte umfassen:

• die Automatisierung repetitiver und zeitaufwendiger Arbeitsschritte,
• die Unterstützung der Mitarbeitenden durch KI bei der Erledigung ihrer Aufgaben sowie
• die Verbesserung der Ablaufkontrolle und -steuerung durch KI.

Die verantwortlichen Vertreter des Hohenlohekreises, Herr Mike Weise, Herr Tim Krauter und Frau Anna Miesner, haben bereits mit der Umsetzung der kurzfristig realisierbaren Lösungen begonnen. Neben den praxisorientierten Erkenntnissen konnten auch wissenschaftliche Ergebnisse erzielt werden. Diese werden derzeit ausgewertet und aufbereitet, um sie der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Um Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) im Kontext der Verwaltung zu erforschen, arbeiten Mike Weise, Tim Krauter und Anna Miesner des Landratsamtes Hohenlohekreis eng mit Fr. Prof. Dr. Schenk der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen (HVF), sowie Andreas Bucher des Institutes für Informatik der Universität Zürich (UZH) zusammen.

Die Resultate dieser sechsmonatigen intensiven Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Forschungspartnern zeigen bereits im Januar 2025 erste greifbare Ergebnisse. Im Rahmen dieser Kooperation wurde ein Prototyp zum Durchsuchen von elektronische Akten (eAkten) entwickelt, dessen Funktionalität und Nutzen am 21. und 22. Januar 2025 einer umfangreichen Testphase unterzogen worden. Diese Testphase diente nicht nur der Validierung des entwickelten Systems, sondern hat auch das Ziel, die Machbarkeit und Praxistauglichkeit des Prototyps als zentralen Bestandteil eines künftigen digitalen Verwaltungsansatzes zu überprüfen. Der Test stellte damit einen wesentlichen Meilenstein dar, der als Proof of Concept die Grundlage für eine potenzielle Weiterentwicklung in nachfolgenden Projektphasen schafft. In diesen Phasen sollen die gewonnenen Erkenntnisse systematisch vertieft und die entwickelten Lösungen weiter optimiert werden, um eine nachhaltige Implementierung sicherzustellen.

Digital Leadership-Digital Lifelong Learning-Modern Workplace Learning sind die Fachkonzepte, unter denen die Stadtverwaltung Herrenberg ihre Führungskräfteentwicklung aufbaut. Maßgeblich sind eine moderne Didaktik und zeitgemäße Inhalte am Puls der Zeit. Die Grundlagen für die Qualifizierungsmaßnahme wurden im Rahmen des Projektes "Zukunftsfähige Stadtverwaltung Herrenberg" gelegt. Das Projekt "Führung vernetzt" mit der Stadtverwaltung Freiburg profitierte einerseits von der Pionierarbeit in Herrenberg, brachte aber auch seinerseits neue Erkenntnisse, die auch auf Herrenberg übertragbar waren. 

So hat sich die Stadtverwaltung Herrenberg gemeinsam mit Frau Prof. Dr. Schneider in 2024 entschieden, das bisher Bewährte neu zu konzipieren und auch technisch neu zu untersetzen. Entstanden ist eine Personalentwicklungsmaßnahme, die selbstorganisiertes, plattformbasiertes Lernen mit Howspace mit Elementen sozialer Flankierung durch Peergruppen und formalisierten Input im Rahmen virtueller bzw. physischer Präsenzveranstaltungen unter Traineranleitung kombiniert. Nach einer Prototypenphase, die im Rahmen einer Bachelorarbeit evaluiert wurde, startet im Januar 2025 der 6. Durchgang.