Synchronisation Mitarbeiterverfügbarkeit im Home-Office

Projektbeschreibung

Das mit der Corona-Pandemie Einzug gefundene New Normal, in dem vorwiegend aus dem Home-Office aus Arbeit erledigt wird, bedeutet für das Gros der Beamten und Angestellten, dass private und dienstliche Verbindlichkeiten zunehmend weniger trennbar sind. Wo früher das Büro als Ort eine klare Trennung zwischen Dienstlichem und Privatem ermöglichte – man war entweder im Büro anwesend und somit erreichbar oder aber abwesend und somit nicht erreichbar, ist eine Trennung zwischen erreichbar und nicht erreichbar im Home-Office nicht mehr klar erkennbar bzw. durchsetzbar. Termine, die üblicherweise vor- bzw. nach der Zeit im Büro wahrgenommen wurden, werden im New Normal während der sonst üblichen Kernarbeitszeit eingeplant, wofür oft ein privater Kalender zur Planung verwendet wird. Durch die parallele Verwendung von zwei oder sogar mehreren Kalendern sind somit jedoch Zeiten, in denen man aus privaten Gründen nicht verfügbar ist, nicht im Dienst-Kalender als „nicht-verfügbar“ vorgemerkt, was zu einem erheblichen Mehraufwand bei der Terminplanung führt: bei Terminvorschlägen müssen mehrere Kalender verglichen werden, andere haben keine Einsicht in die bereits geblockten Termine in anderen Kalendern, etc.

Das Projekt geht der Frage nach, wie ein solches verteiltes System erschaffen werden kann, welches eine Vielzahl gleichzeitig benutzter gängiger online-Kalender von Personen unter Gewährleistung höchster Datenschutzbestimmungen so zusammenfasst, dass eine datenschutzrechtlich unbedenkliche Verfügbarkeitsüberprüfung der teilnehmenden Personen zur vereinfachten Terminplanung erreicht werden kann.

Um bei gleichzeitiger Verwendung verschiedener Kalender eine Synchronisation der bereits anderweitig vergebenen Zeiten zu ermöglichen, soll mit Web-Technologien ein cloudbasiertes System erstellt werden, welches aus heterogenen Anbietern von Kalendern (z.B. Google, MS Teams, MS Exchange, etc.) die jeweils bereits verplanten Zeiten auslesen, und einen öffentlichen Kalender mit Termin-Blockern für jede teilnehmende Person öffentlich verfügbar machen wird. Besonderes Augenmerk wird dabei auf die rechtskonforme Verarbeitung persönlicher Daten gelegt werden.

Die Erstellung des Prototyps wird im Einklang mit den Design-Science-Prinzipien erfolgen. Dabei werden Technologien, wie sie im Studium gelehrt werden, zum Einsatz kommen, wie z.B.: HTML, CSS, JavaScript, Python, Django, JSON, Microsoft Azure, XML, MSSQL, etc.

Folgende Ergebnisse sind für dieses Projekt geplant:

• • Entwicklung eines Prototyps des Systems für die Synchronisation der Kalender (TLR 5-6)
  • Technische Dokumentation des Prototyps
  • Technische Demonstration und öffentliche Präsentation des Systems
  • Projekt-Webseite
  • Diverse Publikationen in relevanten Medien